Cómo Filtrar y Ordenar Datos en Google Sheets

En esta publicación veremos el método más simple para filtrar y ordenar en Google Sheets. Este nos será útil en hojas de cálculo con bases de datos sencillas y que sólo requieren un análisis básico, ya que nos permite ahorrar tiempo al buscar determinada información en la base de datos y enfocarnos en otras tareas de mayor demanda de tiempo.

Seleccionar base de datos en Google Sheets

Lo primero que tenemos que hacer es corroborar que la base de datos es la adecuada, esta debe contar con los formatos correctos, ya que si aplicamos filtros y hay errores, los datos filtrados serán erróneos lo que nos puede llevar a tomas de decisiones equivocadas.

De manera general una base de datos en Google Sheets, debe tener campos (Encabezados) y registros (Datos) en una sola celda, y no celdas combinadas; ya que sino el filtro no se aplicara.

Crear filtro en Google Sheets

Para poder aplicar un filtro en Google Sheets, comenzaremos por seleccionar la base de datos (1); la que previamente hemos estandarizado; luego dar clic en el botón de Crear un filtro (2).

Sabremos que tenemos el filtro creado, cuando en cada campo de nuestra base de datos aparezca un icono de embudo invertido (1), como se ha ido mencionado, esto solo ocurrirá si nuestra base de datos tiene el formato adecuado, caso contrario habrá errores al aplicar el filtro.

Aplicar filtros básicos en Google Sheets

Creado el filtro, podremos dar clic en el ícono de embudo invertido donde se desplegará una lista de opciones dependiendo de los datos que corresponda a cada campo, los filtros más básicos son (1):

• Ordenar A->Z
• Ordenar Z->A
• Ordenar por color
• Filtrar por color

Tener en cuenta que las opciones que se muestran en (1), son porque en el campo seleccionado contiene registros de textos (Nombres), en caso de trabajar con números las opciones cambiarán.

En este ejemplo se aplica el filtro al campo de Alumno, filtrar por color Rojo.

Aplicar filtros con condiciones en Google Sheets

De manera adicional otras opciones para poder filtrar los datos es aplicando condiciones (1); ya sea a registros de texto o números; esto nos es útil para limitar un determinado rango dada una condición.

En este ejemplo se aplica el filtro con condición al campo de Promedio, donde se requiere solo tener registros de notas aprobatorias por eso se usa la condición de mayor a 10.

Podemos ver que aplicar filtrar o ordenar en Google Sheets nos es de ayuda para tener una mejor visualización de determinados datos y no perder tiempo en buscarlos, sobre todo si nuestra base de datos contiene muchos registros.