Capítulo 7: Celdas, Rangos y Tablas de Excel

🔵En este capítulo 7 terminaremos de conocer a las Filas y Columnas de Excel, entendiendo cómo se pueden editar los formatos de estos y cómo podemos inmovilizar o fijar algunas filas y columnas que escojamos. No olvides descargar el archivo.

🧠¿Qué es una celda de Excel?

👉Una celda de Excel es la intersección entre una fila y una columna. Es el espacio que contiene algún tipo de dato, que pueden ser de diferentes tipos: texto, números, fecha, instrucciones, funciones.

Se ubican por el número de cada fila y por la letra de cada columna, siendo identificadas con un nombre único. Es decir, que una celda puede estar identificada, por ejemplo, por el nombre C7 (columna C y fila 7).

Al hacer clic derecho sobre cualquier celda se desplegará un menú contextual en el que, entre otras opciones, se podrá configurar el formato de celda. Si pincha en esta opción podrá ver una ventana emergente con otro menú, el de Formato de celdas.📈

Los ajustes de celdas en excel

👉Este menú ofrece las siguientes funciones:

  • Número: desde aquí le puede asignar una categoría a la celda: general, número, moneda, contabilidad, fecha, hora, porcentaje… de esta manera se asegura que el dato introducido cuenta con un formato concreto.
  • Alineación: desde aquí se controla la alineación del texto introducido dentro de cada celda.
  • Fuente: se puede determinar el tipo de fuente con el que se quiere representar los datos que aparecen dentro de las celdas. Estas fuentes son las mismas que se pueden encontrar en otras aplicaciones de Office.
  • Borde: determina el tipo de borde que aplicaremos a cada celda. Se trata de un ajuste de estilo, como el de la fuente.
  • Relleno: se puede aplicar un color de relleno a la celda que ayude a identificar mejor ciertos datos.
  • Proteger: desde aquí se puede bloquear el acceso a determinadas celdas o incluso ocultarlas si no queremos que otros usuarios manipulen o vean su contenido.

📌TIP: La función CELDA devuelve información sobre el formato, la ubicación o el contenido de una celda. Por ejemplo, si desea comprobar que una celda contiene un valor numérico en lugar de texto antes de realizar un cálculo en ella, puede usar la siguiente fórmula:

= Si (celda («tipo», a1) = «v», a1 * 2, 0)

Esta fórmula calcula A1*2 solo si la celda A1 contiene un valor numérico y devuelve 0 si A1 contiene texto o está en blanco.

📋Formas de editar celdas en Excel

Básicamente, hay 3 maneras de editar celdas en Excel. (Recomendamos usar el documento de teoría de este capítulo para que practiques)

  • Haciendo doble clic en la celda
  • Sobreescribiendo el contenido de la celda
  • Editando en la barra de fórmulas (Muy útil cuando se usan fórmulas y funciones)
  • Usando el atajo del teclado F2.
formas de editar el contenido de una celda en excel

📑Ajustar datos dentro de celdas

Existen varias formas de ajustar el contenido de una celda:

  • Con el comando «Ajustar texto» dentro de la cinta de opciones
  • Con el comando «Combinar celdas» dentro de la cinta de opciones
  • Yendo al menú «Formato de celdas» con las opciones «Reducir hasta ajustar».
ajustando texto en celdas

🧠¿Qué son los rangos en Excel?

Un rango es un grupo de celdas contiguas y su dirección está compuesta por la dirección de la celda superior izquierda seguida de dos puntos y por la dirección de la celda inferior derecha. Por ejemplo, el rango A1:C2 se refiere a las celdas A1, B1, C1, A2, B2 y C2. A la hora de traducir esta forma de hacer referencia solemos decir  ‘desde A1 hasta C2’.

Este conjunto de celdas puede tener desde una sola celda, hasta ‘x’ celdas. Es decir que una celda por sí misma ya representa un rango en Excel.

📚Tipos de Rangos

En Excel podemos encontrarnos con tres tipos de rangos:

  • Unidimensional: se hace referencia a una sola celda ya sea de la hoja actual o de otra hoja. A1, B2, C3, etc.
  • Bidimensional: se hace referencia a un grupo de celdas contiguas o no de la hoja actual. A1:B3, F5:L50;N5:P50.
  • Tridimensional: se hace referencia a una celda o a un grupo de celdas que comienzan en una hoja y terminan en otra hoja. Reciben este nombre debido a que los rangos traspasan las hojas lo que le da la profundidad. Hoja1:Hoja3!F3, Hoja2:Hoja4!A1:B10

📈Selección y manejo de rangos

Para seleccionar un rango tenemos varias alternativas:

  • Pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo en la dirección deseada hasta que todas las celdas hayan sido seleccionadas y soltamos el botón.
  • Pulsar la tecla Mayúsculas y utilizar las flechas del teclado para seleccionar el rango de celdas deseado.
  • Introducir la dirección del rango dentro del cuadro de nombres y pulsar Intro. La dirección introducida desaparecerá del cuadro de nombres pero el rango quedará seleccionado.
  • En ocasiones necesitamos aplicar algún formato especial a rangos que no están contiguos y para poder seleccionarlos utilizaremos una técnica especial. Realizamos la selección del primer rango e inmediatamente después pulsamos la tecla Ctrl y la mantenemos pulsada mientras hacemos la selección de otros rangos con el ratón. Al terminar de hacer la selección podremos soltar la tecla Ctrl.
rangos de datos en excel
Nótese las líneas punteadas al copiar o cortar un rango de datos.

🔖Tablas en Excel

Las tablas no son más que un conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados y que son manejados de manera independiente por Excel. Las tablas son una herramienta muy poderosa que debes aprender a utilizar adecuadamente.

Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa manera sabe que la información contenida en ellas está relacionada. La primera fila de una tabla siempre contendrá los encabezados de columna y el resto de las filas contendrán los datos.

El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se hará cargo de los detalles del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas o eliminarlas, lo cual te permitirá enfocarte más en el análisis de los datos.

los formatos de tablas en excel
Formatos de tablas en Excel

📝Algunos atajos del teclado útiles en Excel

[email protected], no es estrictamente necesario aprender todos estos atajos (ni siquiera Miguel los conoce todos), pero son atajos que agilizan mucho el trabajo y si los dominas, tendrás una gran ventaja sobre otros.

CTRL+MAYÚS+* (asterisco)Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)
MAYÚS+tecla de direcciónAmpliar la selección una fila o columna
CTRL+MAYÚS+tecla de direcciónAmpliar la selección a la última celda que no esté en blanco de la misma columna que la celda activa
MAYÚS+INICIOAmpliar la selección hasta el comienzo de la fila
CTRL+MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo
CTRL+MAYÚS+FnAmpliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos (esquina inferior derecha)
CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna
MAYÚS+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la fila
CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORASeleccionar toda la hoja de cálculo
MAYÚS+RETROCESOSeleccionar sólo la celda activa cuando están seleccionadas varias celdas
MAYÚS+AV PÁGAmpliar la selección una pantalla hacia abajo
MAYÚS+RE PÁGAmpliar la selección una pantalla hacia arriba
CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORACon un objeto seleccionado, seleccionar todas las celdas de una hoja
CTRL+6Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos
CTRL+7 Mostrar u ocultar la barra de herramientas Estándar
F8 Activar la ampliación de una selección utilizando las teclas de dirección
MAYÚS+F8Agregar otro rango de celdas a la selección; o utilice las teclas de dirección para moverse al principio del rango que desee agregar y, a continuación, presione F8 y las teclas de dirección para seleccionar el siguiente rango
BLOQ DESP, MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta la celda de la esquina superior izquierda de la ventana
BLOQ DESP, MAYÚS+Fn Ampliar la selección hasta la celda superior derecha de la ventana

📝Atajos para seleccionar celdas con características especiales

CTRL+/ Seleccionar la matriz actual, que es la matriz a la que pertenece la celda activa
CTRL+MAYÚS+O (letra O) Seleccionar todas las celdas con comentarios
CTRL+ Seleccionar las celdas de una fila que no coincidan con el valor en la celda activa de esa fila. Se debe seleccionar la fila que comience con la celda activa.
CTRL+MAYÚS+|Seleccionar las celdas de una columna que no coincidan con el valor en la celda activa de esa columna. Se debe seleccionar la columna que comience con la celda activa.
CTRL+[ (corchete de apertura)Seleccionar sólo las celdas a las que se hace referencia directa en fórmulas de la selección
CTRL+MAYÚS+{ (llave de apertura)Seleccionar sólo las celdas a las que se hace referencia directa o indirecta en fórmulas de la selección
CTRL+] (corchete de cierre) Seleccionar sólo las celdas con fórmulas que hagan referencia directa a la celda activa
CTRL+MAYÚS+} (llave de cierreSeleccionar todas las celdas con fórmulas que hagan referencia directa o indirecta a la celda activa
ALT+; (punto y coma) Seleccionar sólo celdas visibles de la selección actual

📥Descarga el archivo de este capítulo

Un resumen del capítulo con información adicional y hojas de práctica sobre el manejo de las celdas, rangos y tablas. Prueba abriendo el documento y practicando todos los atajos y comandos que aprendiste aquí.


He fallado una y otra vez a lo largo de mi vida. Es por eso por lo que he tenido éxito.

Michael Jordan


¿Qué te pareció el capítulo? ¿Te aprendiste algunos atajos del teclado?👀

Deja tus comentarios aquí abajo y dinos qué aprendiste hoy. Cualquier aporte o información adicional es cordialmente bienvenido. 😉

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Responses

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  1. hey! muchas gracias, en verdad es de mucha ayuda. Esta es una tipica clase de univercidad por la cual pagas mucho dinero y contigo uno aprende rapido, efectivo y de a gratis. en verdad mil gracias!

  2. Hola, gracias por la información, cuando hago CTRL selecciono varias celdas o una columna y pongo copiar me sale un mensaje «No se puede ejecutar este comando en selecciones multiples» y ya no puedo copiar.

    1. a mi tambien me sale ese mensaje, creo que es porque tengo una version anterior de excel

  3. hola buenas tardes quiero saber el año de ese office porque el que tengo es el 2013, y no tiene todas las funciones que el que se muestra en los videos

  4. Hola Miguel, gracias por todo el tiempo invertido, un tremendo trabajo para que otros como yo aprendamos gratis 🙂 … una consulta, porque no puedo sacar ningun atajo en mi teclado, mi laptop es Acer

  5. Trate de darle color rojo al numero negativo de la tabla pero no me aparece la opcion, las opciones de color rojo salen entre parentesis pero sin el negativo

¡No aprendas a la deriva!

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