Crea cualquier fórmula Excel en segundos con IA – Clase 01

Aprende a generar fórmulas de Excel con ChatGPT, utilizando instrucciones claras, referencias estructuradas y proyectos personalizados para automatizar cálculos y analizar datos.

La inteligencia artificial permite crear fórmulas de Excel en pocos segundos, desde operaciones básicas hasta cálculos avanzados. Herramientas como ChatGPT pueden ayudarte a resolver tareas, siempre que indiques cómo están organizados tus datos y qué resultado necesitas obtener.

En esta guía aprenderás a calcular ventas, obtener promedios, identificar valores máximos y mínimos, extraer clientes únicos y automatizar consultas mediante fórmulas.

Preparar ChatGPT y el archivo de Excel

Antes de comenzar, necesitas una tabla de datos y una herramienta de inteligencia artificial que pueda ayudarte a generar fórmulas.

• Abre tu navegador y busca ChatGPT. Ingresa al sitio oficial: https://chatgpt.com/

• Inicia sesión con tu cuenta o regístrate si todavía no tienes una.

• Abre el archivo de Excel que contiene los registros de ventas. La tabla del ejemplo incluye columnas como lugar, cliente, vendedor, territorio, fecha, socio, ventas, cantidad y producto.
• Verifica que los datos estén organizados en columnas y que cada columna tenga su encabezado.

Crear un prompt para generar fórmulas

Un prompt es la instrucción que le proporcionas a la inteligencia artificial para indicarle qué debe calcular y cómo debe construir la fórmula.

• En Excel, presiona Windows + Shift + S para abrir la herramienta de captura de pantalla.

• Selecciona la tabla e incluye los encabezados y las columnas relevantes.
• Abre ChatGPT y pega la captura utilizando Ctrl + V.

• Escribe una instrucción como esta, adaptando el nombre de la tabla a tu archivo:

Actúa como un experto en Excel.

• Calcula el importe total de ventas multiplicando los valores de la columna Ventas por Cantidad y luego suma todos los resultados.
• Tabla: BD_Ventas
• Fórmula con referencias estructuradas
• Mi versión de Excel es Microsoft 365
• Idioma español
• El separador de argumentos es punto y coma.
• genera una fórmula para copiar y pegar en Excel y en otra línea explica que hace la formula

• Presiona Enter para enviar la solicitud.
• Revisa la fórmula que genere ChatGPT y copia la expresión completa, sin incluir explicaciones adicionales.

Si no quieres enviar una captura, también puedes escribir los nombres de las columnas y explicar cómo están organizados los datos.

Calcular el importe total de ventas

Para multiplicar las ventas por las cantidades de cada registro y sumar todos los resultados, puedes utilizar la función SUMAPRODUCTO.

• Copia la fórmula que te haya proporcionado ChatGPT.

• Regresa a Excel y selecciona una celda vacía donde quieras mostrar el resultado.
• Pega la fórmula y presiona Enter.

Una fórmula habitual, si la tabla se llama BD_ventas y las columnas se llaman Ventas y Cantidad, es:

=SUMAPRODUCTO(BD_ventas[Ventas];BD_ventas[Cantidad])

El resultado corresponde a la suma de las ventas multiplicadas por las cantidades de cada fila.

Para comprobarlo manualmente, puedes crear una columna adicional con la multiplicación de ambas columnas y luego sumar sus resultados. Esta comprobación te ayudará a verificar que la fórmula se haya construido correctamente.

Calcular el promedio de ventas

También puedes utilizar ChatGPT para obtener el promedio de los valores de una columna.

• Abre el chat donde estás trabajando con la tabla y solicita:

Actúa como un experto en Excel.

• Calcula el promedio de Ventas de la tabla BD_ventas
• Tabla: BD_Ventas
• Fórmula con referencias estructuradas
• Mi versión de Excel es Microsoft 365
• Idioma español
• El separador de argumentos es punto y coma.
• genera una fórmula para copiar y pegar en Excel y en otra línea explica que hace la formula

• Copia la fórmula que te proporcione la inteligencia artificial.

• Regresa a Excel, selecciona una celda vacía y pega la fórmula.
• Presiona Enter para obtener el promedio.

Una fórmula habitual es:

=PROMEDIO(BD_ventas[Ventas])

Si deseas mostrar el resultado como dinero, selecciona la celda y utiliza Inicio > Número > Moneda o el formato monetario disponible en tu versión de Excel.

• Indica siempre los nombres exactos de las tablas y sus columnas para reducir errores en las fórmulas.
• Especifica la versión de Excel, el idioma de las funciones y el separador de argumentos que utiliza tu configuración.
• Copia las fórmulas en celdas vacías y comprueba los resultados antes de aplicarlas a todos tus datos.
• Cuando trabajes con funciones como UNICOS y FILTRAR, deja suficiente espacio libre para que los resultados dinámicos se expandan.
• Recuerda que la inteligencia artificial puede equivocarse. Revisa las fórmulas y contrasta sus resultados con tus datos.

🟢 MÓDULO 1 – Tu primer contacto con la IA en Excel

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• Clase 0 – Antes de comenzar
• Clase 1 – Fórmulas en segundos con IA
• Clase 2 – Funciones en segundos con IA
• Clase 3 – Tablas Dinámicas con IA
• Clase 4 – Gráficos Dinámicos con IA
• Clase 5 – Macros con IA