Cómo hacer un Diagrama de Gantt en EXCEL [PLANTILLAS]

📊 Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión bastante útil para planificar proyectos. Proporciona una vista general de las tareas programadas con el fin de que todas las partes implicadas sepan qué tareas tienen que completarse y en qué fecha. Sin embargo, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades.

📊 Diagrama de Gantt en Excel

YouTube video

Duración: 12 minutos, archivo disponible más abajo.

¿Qué es un Diagrama de Gantt?

Los diagramas de Gantt son utilizados comúnmente en la gestión de proyectos. Son gráficos de barras horizontales que sirven para ilustrar el cronograma de un proyecto, trabajo o programa. Ofrecen una forma de ver cómo está programado tu proyecto, de poder darle seguimiento a los logros y darle un seguimiento de plazos y tiempos.

📌 Un diagrama de Gantt muestra:

  • La fecha de inicio y finalización de un proyecto
  • Qué tareas hay dentro del proyecto
  • Quién está trabajando en cada tarea
  • La fecha programada de inicio y finalización de las tareas
  • Una estimación de cuánto llevará cada tarea
  • Cómo se superponen las tareas y/o si hay una relación entre ellas
diagrama 1

Fuente: Microsoft Excel 

Cada barra del diagrama representa una etapa del proceso o una tarea del proyecto y su respectiva longitud. Con longitud se refiere al tiempo necesario para completar la etapa o finalizar la tarea. Una de las ventajas del diagrama de Gantt es que ofrece una perspectiva visual de quién hace qué trabajo y el tiempo que tiene para llevarlo a cabo, haciendo más eficaz la comunicación y el desempeño de un equipo. 

Cómo elaborar un Diagrama de Gantt en Excel

Después de leer este artículo tendrás las bases que te permitirán entender esta herramienta y aprenderás cómo puedes usarla para optimizar tu rutina de trabajo y tu organización. 

👉 A primera vista, el diagrama de Gantt puede parecer un poco complicado y si no estás familiarizado con Excel o no eres tan fan, puede que pienses que crearlo será una tarea difícil. Pero es más fácil de lo que parece, especialmente si ya has tomado alguno de nuestros cursos gratis de Excel.

✅ Para entender cómo hacer un diagrama de Gantt fácilmente, te recomendamos seguir estos sencillos pasos:

  1. Define el periodo de tu proyecto, estableciendo las fechas de inicio y fin. 
  2. Agrega las tareas del proyecto, todas con una fecha o periodo de inicio y fin para poder verlas como barras dentro del gráfico.
    – Puedes marcar cada tarea con colores distintos y si el proyecto consta de distintos equipos así será más fácil identificarlos. También puedes aplicar el formato condicional para agilizar el proceso.
  3. Aclara las dependencias entre las diferentes tareas: algunas no pueden empezar hasta que las previas hayan sido completadas. 
  4. Identifica los logros como puntos fijos en el tiempo: ayudarás a establecer prioridades y de paso reconocer el esfuerzo que has puesto y se ha reflejado en tus logros.
  5. Realiza cambios en el trabajo conforme vayan cambiando los planes y ve modificando tu cronograma. No todo sale siempre como lo planeamos, ¡hay que adaptarnos! 

Diagrama de Gantt en Excel paso a paso

Uno de los programas más usados para realizar un diagrama de Gantt fácil y exitosamente es Excel. 

A continuación, te proporcionamos los pasos si deseas hacer tu diagrama de Gantt desde cero utilizando el programa de Excel, justo como recomienda el soporte de Microsoft.

1.     Seleccionar los datos que quieres representar en el diagrama.

grafica 1

Fuente: Microsoft Soporte 

2.     Haz clic en Insertar > Insertar gráfico de barras > Barra aplicada 

grafico 2

Fuente: Microsoft Soporte 

3.  Dar el formato deseado al gráfico de barras aplicadas para crear el diagrama de Gantt.

gantt 3

Fuente: Microsoft Soporte

4.     En este ejemplo, invertirías el orden para que la Tarea 1 quede hasta arriba y esté en orden cronológico. Para esto debes pulsar la tecla CONTROL y seleccionar el eje vertical (Tareas). Después seleccionas Formato de ejes y en la opción de Posición del eje eliges Categorías en orden inverso.

5.     Para personalizar tu diagrama puedes acudir a las opciones de Agregar elemento de gráfico, Diseño rápido, y Cambiar colores. 

6.     Para volver a utilizar tu diagrama de Gantt personalizado, puedes ir a la opción de guardarlo como plantilla, presionando COMANDO, dando clic en el gráfico y seleccionando Guardar como plantilla. 

gantt 4

Aprende a aplicar el formato condicional a un Diagrama de Gantt
✅ Diagramas de Gantt con Formato Condicional | El Tío Tech 2021 (eltiotech.com)

📌 Descarga plantillas de Diagramas de Gantt en Excel

Te puedes estar preguntando por qué usar un diagrama de Gantt o a quién fue que se le ocurrió empezar a implementarlo. Ahora te lo contamos.

La primera versión de un diagrama de Gantt fue gracias a la creación del armonograma de Karol Adamiecki en 1896. Después, en 1910 Henry Gantt elaboró un gráfico similar al que se usa hoy, para representar cuánto tiempo dedicaban los trabajadores de una fábrica para realizar una determinada tarea. La combinación de los dos sistemas llevó al diagrama de Gantt moderno. 

Cuando se empezaron a usar como herramienta, los diagramas de Gantt se hacían a mano. Claro que esto no resultó nada eficiente porque se tenían que volver a dibujar si surgían cambios. En la actualidad, existen plantillas en Excel y otras plataformas gratis para elaborar un diagrama de Gantt.  

Lo único que tienes que hacer es tener un proyecto definido, o bien, algunas metas que quieras alcanzar a través de un determinado plazo de tiempo para empezar a aprovechar esta herramienta. 

👉 Ahora bien, veamos las funciones del diagrama de Gantt:

  • Actualización automática de progreso de los proyectos en tiempo real
  • Observación de proyectos complejos con muchas tareas simultáneas 
  • Identificación de las dependencias de las tareas
  • Representación de logros

Como podrás notar, el diagrama de Gantt es práctico gracias a las funciones de los programas que ofrecen sus plantillas. Te permitirán observar tus proyectos en curso de una manera visual y con mucha claridad. Aparte, puedes ir marcando tus logros para motivarte a seguir y tomar en cuenta los factores externos que te afectan. 

Si sientes que te hace falta traer orden a los proyectos de tu empresa o necesitas una herramienta visual para tener aspectos específicos presentes, echa un vistazo a estos beneficios del diagrama de Gantt:

  • Claridad de visualización del plan y cronograma de un proyecto
  • Organización de proyectos complejos y ambiciosos
  • Coordinación de múltiples actores involucrados
  • Estimación de cronogramas y cargas de trabajo para mejor manejo de recursos

Otro de los aspectos importantes que debemos abordar es la cuestión de quiénes usan diagramas de Gantt, o a quiénes les resultarían útiles.

Sinceramente, a todos nos viene bien tener la habilidad de organizarnos y establecer metas concretas en plazos de tiempo determinados para poder hacerlas realidad, sin importar en qué área profesional nos desarrollemos. 

Sin embargo, los diagramas de Gantt son implementados más que nada en proyectos grandes. Si tu empresa o equipo se encuentra creando una campaña de marketing, lanzando un producto, renovando un proceso técnico, o planeando una conferencia de prensa, usar un diagrama de Gantt te resultará muy práctico. 

Otros programas para trabajar con diagramas de Gantt

  • Calligra Suite
  • Sinnaps
  • DotProject
  • NavalPlan
  • OpenProj
  • Planner
  • ProjectLibre
  • GanttProject
  • Asakaaa

¿Quieres aprender a usar Excel?

¡Toma estos Cursos de Excel totalmente gratuitos!
Básico – Intermedio – Avanzado
👉 Haz clic en el botón naranja para empezar.

cursos de excel gratis online

5 3 votes
Calificación
Suscríbete
Notificación a
guest
4 Comentarios
Inline Feedbacks
Ver todos los comentarios
Marco Buitrón

Como siempre………excelente.

Roger

Es posible que tengan una plantilla de diagramas de Gantt y la puedan compartir

ignacio.olvera@mundo imperial.com

me gustan tus videos que suben y la verdad si e aprendido mucho y sigo aprendiendo gracias por el apoyo que nos das a todos los que vemos tus videos

Saludos

4
0
Nos gustaría saber tus comentarios...x
()
x