Como crear una BASE de DATOS en Excel con Formulario

Ahora aprenderemos a como crear una registro de datos en Excel, para la cual haremos uso de la grabación de macros, los cuales nos permitirá agilizar el proceso para cada registro.

Agregando campos a la Hoja de Registro

Comenzaremos por agregar los campos necesarios, para este ejemplo usaremos 8 como se indica en (1). Tener en cuenta que cada campo debe estar en una sola celda así como la celda donde ira el texto; todo esto para que se guarde la relación con la base de datos.

Para esta hoja de registro se agregarán 3 formas las cuales servirán como botones; Grabar, Limpiar y Eliminar (1); a los cuales luego se le asignarán las macros creadas.

Crearemos una hoja adicional, en la cual agregaremos los campos como se muestra en (1); aquí es donde se guardaran los datos que vayamos agregando, una recomendación es que esto sea trabajado como tabla ya que al agregar un nuevo registro estos guarden el mismo formato.

En el campo de Código se agregara la formula mostrada en (1), esto con el fin de al momento de agreagar un nuevo registro no se repita su código y no nos cause problemas al querer buscar.

Grabación de Macros

Ya habiendo estructurado los campos que se registraran, así como la hoja que se usara como base de datos, debemos de iniciar con la grabación de macros para luego asignarlas a los botones creados.

A continuación las instrucciones generales que se debe seguir para grabar adecuadamente las macros.

Botón Grabar

  • Seleccionar los campos de la hoja registro de datos.
  • Copiar datos seleccionados.
  • Ir a hoja BD.
  • Inserta una fila en la 3ra fila.
  • Pegar datos copiados como valores.
  • Ir a la hoja registro de datos.
  • Terminar la grabación de macro.

Botón Eliminar

  • Clic en la hoja BD.
  • Clic izquierdo en la fila 3.
  • Seleccionar eliminar fila.
  • Terminar grabación de macro.

Botón Limpiar

  • Seleccionar la hoja de registro de datos.
  • Seleccionar cada celda de los 8 campos, ayudarte de con la tecla Ctrl.
  • Presionar la tecla Delete.
  • Terminar grabación de macro.

Formato final de la Hoja de Registro

Ya con toda la estructuración adecuada, solo faltaría terminar de personalizar la hoja de registro de datos; si bien Excel solo bastaría para esto, podemos apoyarnos de otros programas de Microsoft como es PowerPoint, donde podemos dar formato a diferentes formas para luego agregarlas en Excel.

Descarga el Archivo del código

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Responses

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  1. Que manía… Que Excel no es una base de datos!!! Estoy cansado de ir a clientes que tenían un Excel chulísimo donde tenían sus pedidos o clientes y lo han perdido TODO o se les ha movido una fila y ya no cuadra nada.. o que tienen datos mal, en columnas erróneas, duplicados …. Al menos, como mínimo, usad access… Y la escusa de «es que para mí Pyme esto me vale y yo no sé access» . No necesitas, hay plantillas con formularios ya creados para cualquier pyme… Pero nada… Sigamos usando mal las herramientas.

    1. Probablemente quiso decir «Excel no es el mejor programa para gestionar bases de datos»; en ese sentido, tiene usted toda la razón: No es el mejor, pero sirve en las situaciones adecuadas al igual que Sheets, Notion, Airtable, etc.
      Por otra parte, si sus clientes no tuvieran esos problemas, tal vez ni se contactarían con usted.

      1. No. No se deben utilizar porque no han sido diseñados para eso. Por poder puedes utilizar hasta una hoja de papel para guardar información, como es lógico. Pero Excel es una hoja de cálculos. No un almacenamiento. Y, al contrario de lo que dice usted, mi trabajo sería mucho más fácil si la gente no utilizase estos programas de esta manera. Por eso , este tipo de artículos me parecen muy mal orientados, creo que es más productivo enseñar a la gente a usar las herramientas para lo que son, independientemente de que una pueda hacerse pasar por algo que no es. Ahorraría muchos problemas a mucha gente que no se enseñen este tipo de formas de operar este tipo de aplicaciones y si que se enseñase a usar una herramienta adecuada, que de hecho, una vez que empiezas a usarla la mayoría de la gente se da cuenta que es infinitamente más fácil de rellenar, consultar y almacenar que usando Excel por ejemplo.