Cómo hacer un Inventario de Entradas y Salidas en EXCEL

Aprende cómo hacer un Inventario de Entradas y Salidas en Excel paso a paso. Descarga gratis la plantilla para tu negocio. Puedes usar los inventarios más simples presentados en los primeros vídeos, o aprender a crear sistemas de control de inventario avanzados con reportes de factura o buscadores inteligentes.

Aprovecha más de 6 horas en 10 videos tutoriales para construir tu propio Sistema de Control de Inventario… o simplemente descárgalo ya hecho y adáptalo a tus necesidades.

¿Para qué sirve un Inventario de Entradas y Salidas?

Un sistema de control de inventario es el mecanismo o proceso por el cual se desarrolla la administración eficiente del movimiento y almacenamiento de los elementos económicos de una empresa, dígase mercancías, recursos, información de personal y del flujo de información que surge a partir de esto. 

Existen diversos softwares especializados en la gestión de inventarios, pero son costosos y muchas veces es tu negocio el que termina adaptándose a trabajar con las herramientas que te ofrecen dichos programas, cuando debería ser al revés.

Con estos tutoriales, podrás elaborar un sistema especializado de gestión de inventario que se acomode a las necesidades de tu empresa, y así alcances el orden y automatización en la administración de tus inventarios, factores que incidirán directamente en el desempeño de tu empresa y en las ganancias que obtienen.

👉 Asegúrate de encontrar el Sistema que mejor se adapte a tu negocio. En los primeros tutoriales podrás ver Inventarios bastante simples y eficientes que podrían ser suficientes para cierto tipo de empresas.

Cómo hacer un Sistema de Control de Inventario en Excel

TIP: Haz clic derecho en los vídeos para abrirlos en una nueva pestaña. Vuelve aquí cuando hayas terminado para continuar con el siguiente.

Parte 1: Control de Entradas y Salidas

Con este vídeo aprenderás los conceptos básicos necesarios para saber cómo hacer un Inventario de Entradas y Salidas simple en Excel.
Únicamente aprovecharemos las funciones de Buscar en algunas tablas personalizadas.

Duración: 12 minutos


Parte 2: Sistema de Compra-Venta

Inventario de Entradas y Salidas con un sistema de compra y venta en excel. Aprende a cómo crear un formulario en excel para registrar una compra o venta en las tablas automáticamente.

Duración: 25 minutos

Archivo no disponible


Parte 3: Gestión de Reportes Básico

Sistema automático de un Inventario de entradas y salidas, ventas y reportes, con una página de Inicio con accesos a los apartados de Productos, Movimientos, Ventas, Compras y Reportes.

Duración: 53 minutos


Parte 4: Implementación de un Buscador

Aprende cómo poner un buscador en tu sistema excel. Implementar tu Inventario con un buscador inteligente agilizará mucho tus procesos y te ahorrará tiempo, además de automatizar las entradas, salidas, ventas, ganancias, reportes y facturación en Excel.

Duración: 54 minutos


Parte 5: Mejoras al Buscador Inteligente (VBA)

¿Cómo volver inteligente a un buscador de excel? En este vídeo aprenderás a sistematizar el botón de búsqueda en tu sistema de control de inventario en Excel.

Duración: 37 minutos


Parte 6: Sistema Profesional de Facturación en Excel

Exporta los reportes de facturación de tu Inventario a formatos imprimibles. Crea un Sistema Avanzado de Control con VBA, explicado paso a paso.

Duración: 1 hora 8 minutos


Parte 7: Ventas a Crédito

En este vídeo se responden preguntas y a pedido de muchos también se añade la opción Venta a Crédito a tu Sistema de Control de Inventario.

Duración: 35 minutos

Archivo no disponible


Parte 8: Generación de Reportes

En este video se corrigen algunos errores y se prosigue con la generación de reportes para clientes, créditos, etc. con su guardado automático en una carpeta en la PC.

Duración: 40 minutos


Parte 9: Solución de errores y bugs

Gracias a los comentarios de la comunidad en esta serie de videos se puede identificar los errores y bugs de los programas. En este vídeo se corrigen algunos de ellos.

Duración: 29 minutos

Archivo no disponible


Parte 10: Respondiendo comentarios

En esta sección se resuelven las dudas de los suscriptores al mejorar y corregir algunos errores del programa.

Duración: 20 minutos

En nuestro nuevo Curso de Excel Intermedio tenemos una guía de 3 tutoriales para crear un Inventario de Entradas y Salidas.
Puedes verlo haciendo clic aquí.

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¿Qué es un Control de Inventario?

El control de inventario es una herramienta de gestión donde se administra el suministro, disponibilidad, almacenamiento y accesibilidad de los productos de una empresa, con el fin de minimizar los tiempos y costos relacionados al manejo de los mismos.

Sistema de Control de Almacén – Primera parte

Creación de la interfaz del programa o software desde cero, paso a paso en Excel.

Duración: 39 minutos


Sistema de Control de Almacén – Segunda parte

Creación de formularios de búsqueda inteligente e hipervínculos con botones para el sistema de control de stock.

Duración: 35 minutos


¿Por qué es importante tener un control de inventario?

Contar con un Sistema de Gestión de Inventarios tiene una serie de beneficios para tu empresa, ya que el software de control de almacenes o inventarios se encarga de automatizar la gestión del stock y automatiza ciertos procesos en cuestión de segundos. Aquí algunos de sus beneficios:

  • Reduce costos: La correcta planeación de compras de mercancía resulta en una reducción de los costos de almacenamiento, transporte y personal del área.
  • Incrementa ganancias: Sí, incrementar las ganancias es muy diferente a reducir costos. Comprar de manera más eficiente y contar con una mayor rotación de inventarios ayuda a que el dinero fluya a través de tu empresa y genere más beneficios.
  • Eleva el nivel de servicio al cliente: Reduce la incertidumbre de ventas por la escasez de mercancía (o el exceso de esta), influyendo directamente en los ingresos de una empresa y generando una mayor credibilidad a tu compañía.
  • Ayuda a reconocer las potenciales mejoras en el proceso: Un sistema de control es una gran herramienta para buscar y reconocer mermas, mercancía que no circula y compras económicanmente inviables, además de prevenir robos.

Recomendaciones para implementar uno de estos sistemas

Si bien es poco probable que una mala implementación de un Sistema de Control de Inventarios perjudique tu negocio, no se alcanzarán los objetivos por los cuales se quiere implementar uno en primer lugar. Por eso, es necesario analizar una serie de aspectos importantes para sacarle el mayor provecho a esta herramienta.

1. Decide qué tipo de sistema de control se adapta mejor a tus necesidades:

Los sistemas de inventarios pueden variar desde uno muy simple, que solo tenga un registro de entradas y salidas, hasta uno más elaborado, que genere facturas o realice búsquedas avanzadas.

Puedes encontrar muchos de estos programas ya hechos en internet… o puedes elaborar el tuyo fácilmente siguiendo las guías de El Tío Tech, quien también te regala sus programas.

2. Clasifica los productos

Realiza una separación de la mercancía por los criterios que creas necesarios. Es recomendable hacerlo en base a grupos semánticos: tipo de producto, proveedor, éxito de venta o rezago. Esto ofrecerá un mejor reporte con la información necesaria para llevar a cabo una toma de decisiones (reordenar, reclasificar, liquidar, entre otras). 

También puedes optar (o en adición a la clasificación anterior) clasificar la mercancía en 3 categorías principales, las cuales mostrarán en perspectiva el tipo de productos con los que cuentas y cómo deberán ser gestionados cada uno.

A) Productos de Alta Circulación: Este tipo de productos tienen un nivel de venta constante durante todo el año.

B) Productos de Temporada: En esta categoría se cuentan los productos que tienen un nivel de venta dependiente de la época del año, por lo que las compras deben planificarse previo al inicio del aumento de la demanda en una temporada determinada.

C) Productos especiales o sobre pedido: En esta clasificación se encuentran los productos estacionarios; generalmente son por pedidos o compras extraordinarias. Son productos que no conviene tener en inventario detenido ya que no se puede saber con certeza cuándo se venderán.

3. Establecer métodos y periodos para la actualización de inventarios

Inventario perpetuo: Se hace un registro continuo de la producción y venta de artículos, ya sea en tiempo real o al final del día, con lo que se puede conocer el estado del inventario sin tener que determinar una fecha de inventariado. 

Inventario periódico. Se eligen fechas específicas durante el mes para actualizar y dar seguimiento a la mercancía. Este método es más costoso y considerarse un cese de actividades momentáneo.

4. Comprender conceptos clave para su integración:

Gráfico del Ciclo de Órdenes de Materiales

Stock máximo. Es la cantidad máxima de unidades, por artículo, que se desea mantener en almacén según las ganancias y costos que representen.

Stock mínimo o stock de seguridad. Es la cantidad mínima de unidades, por artículo, que se requieren en almacén considerando los periodos de reabastecimiento y las potenciales pérdidas que su carencia signifique.

Punto re-orden. Momento (medido por la cantidad de existencias) en el que se deben realizar órdenes de reabastecimiento tomando en cuenta tiempos y costos de proveedores. No se debe esperar a que se acabe el stock para volver a reordenar.

Monitorear y actualizar de manera constante la información recopilada, y el sistema utilizado. Así se podrá solicitar la compra de unidades antes de que se agoten, rotar mercancía generando campañas atractivas, reconocer la utilidad de los métodos implementados, identificar áreas de oportunidad e integrar mejoras. 


¿Qué esperas para implementar un Sistema de Control de Inventarios en tu empresa?

La finalidad y beneficio primordial de este sistema es optimizar los procesos a las compañías y negocios e impulsar la venta de productos y servicios, utilizando herramientas que permitan analizar la oferta y demanda y tomar decisiones frente a estas, así como perfeccionar la cultura de organización empresarial para destacar en el mercado competitivo.

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Responses

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  1. Muchas gracias por todos los tutoriales, están muy bien explicados y me ayudan mucho.
    Me gustaría información para saber si me pudieras hacer un sistema personalizado. Gracias

  2. HOLA BUENAS NOCHES: PARA DECIRLE QUE ESTOY MUY CONTENTO DE HABER EN CONTRADO ESTA POR QUE E APRENDIDO MUCHO EN EXCEL

  3. Excelente trabajo muy útil.
    Consulta por que desaparece o mueve la formula al ingresar el código no me jala la descripción; se queda en blanco.
    Su apoyo.

    Slds,

  4. no me permite ingresar el siguiente codigo en STOCK
    =BUSCARV([Código Producto];Inventario;2;FALSO)

  5. hola muy buenos vídeos, he estado haciendo el diseño para control de inventarios y tengo una duda, cuando uso el buscador y selecciono con doble clic el producto, me lo ingresa a la tabla de entradas pero con otro formato de fuente, en negrilla y mas grande!! como podría solucionarlo?. he revisado varias veces ambos códigos y no tengo nada diferente. agradezco tus comentarios.

  6. Tiotech, usted se pasó con la enseñanzas que nos da a muchos autodidactas y novatos mediante estos vídeos, es usted muy didáctico y de fácil entendimiento, por mi parte muy agradecido, un fuerte abrazo y que Dios me lo bendiga

  7. Dr tio tech
    tengo un problema al querer hacer un control de inventario parte 1 el de 39 minutos sucede que yo aumente columnas y cuando aplico la funcion buscarv en entrada o salida fijandome en escojer la columna correcta poniendo el nombre de la tabla dinamica no me sale me aparece #N/A no puedo calcular.
    queria saber si usted me puede ayudar le puedo mandar mi hoja de excell si me facilita un correo en espera de una pronta respuesta quedo de usted.

  8. Te agradezco por los vídeos están muy interesantes, estoy realizando paso a paso el programa pero en el vídeo «Como hacer un inventario de entradas, salidas, ventas reportes en excel 2013 2016 – Parte IV» con fecha del 5 sep 2017 se me presenta una dificultad me gustaria me ayudaras a corregirla y es que
    cuando realizo el condicional «If Sheets(movimiento).Range(«e4») = «compra» Then» me sale un error y no he sido capaz de solucionarlo el error dice «se a producido un error 9 en tiempo de ejecución: subindice fuera del intervalo».
    hay alguna solución ?

  9. Muchas felicitaciones, agradezco el super esfuerzo que has hecho, esto requiere de mucha dedicacion a tu canal, a nombre de todos los que se han beneficiado, Muchas Gracias

  10. BUENAS NOCHES
    QUISIERA QUE ME AYUDEN A RESOLVER EL PROBLEMA QUE TENGO HE DISEÑADO MI BASE DE DATOS Y EL FORMULARIO PARA BUSCAR AGREGAR MODIFICAR Y ELIMINAR , PERO UNA DE LAS BASES DE DATOS TIEME 30 COLUMNAS Y NO CORRE PARA LLENAR EL LISTBOX (Rowsource Y ADDITEM)
    aguardo respuesta
    gracias

      1. tengo un problema al querer hacer el del control de entradas y salidas, cuando voy a descripción y escribo = y selecciono código, me da un error y no se como salir del error, y no se que hacer. Me puedes ayudar por favor.