Cruzar Base de Datos en Excel como un PROFESIONAL

Aprende a como hacer un cruce de base de datos en Excel con dos técnicas diferentes. La primera que utilizaremos es una función de búsqueda y la segunda es agregar la información al Modelo de Datos de Excel.

Función BuscarV

👉Una de las fórmulas avanzadas más comunes para cruzar base de datos es la función BuscarV, la cual te permite encontrar en cuestión de segundos prácticamente cualquier dato. La única condición es que tanto en la primera como en la segunda base de datos debe haber una columna que contenga en común los mismos valores, es decir, letras o números.

Aplicando la función BuscarV

📌Para aplicar la función BuscarV, primero descargamos el ejercicio propuesto a través del siguiente botón.

Descargar Ejercicio

🟠Ahora, debes situarte en la columna E de la tabla «Ventas» del ejercicio propuesto e indicar la función, escribiendo el signo de igual (=) y enseguida BUSCARV. Luego, para el valor buscado seleccionamos la celda C2 de la columna «Código», ya que es la que tienen en común ambas bases de datos.

🟠Después, en la matriz a buscar seleccionamos toda la tabla de la pestaña «Productos».

🟠Una vez seleccionada la tabla, regresamos a la primera pestaña «Ventas». Como para este ejemplo necesitamos traer la descripción del producto, se procederá a digitar el número 2, esto debido a que la descripción del producto se encuentra en la columa 2, contando de izquierda a derecha. En seguida, elegimos «Falso» para una coincidencia exacta, es decir, para que Excel solo nos muestre los resultados que son iguales entre la primera y la segunda base de datos; en caso de no encontrar el valor entre ambas el programa automaticamente lo marca con un #N/A. Cerramos paréntesis y presionamos «Enter».

🟠Inmediatamente percibirás una nueva columna con los resultados, notarás que arroja la descripción que estás buscando, descripción que puedes corroborarlo en la base de datos «Producto».

Nombre del formato de la tabla

🟢Para visualizar o cambiar el nombre de la tabla, simplemente das clic en «Diseño de Tabla» y te diriges a «Nombre de la tabla».

Insertar Tabla Dinámica y agregarlo al Modelo de dato

🟡Para insertar una tabla dinámica hacemos un clic en cualquier celda de la tabla, nos dirigimos a la pestaña «Insertar» y presionamos «Tabla dinámica».

🟡En la ventana Tabla dinámica elegimos la opción «Hoja de cálculo existente». Posteriormente en «Ubicación» simplemente seleccionamos la celda donde queremos que se muestre nuestra tabla dinámica. Finalmente nos aseguramos de marcar la casilla «Agregar estos datos al modelo de datos» y le damos clic en «Aceptar».

🟡Para visualizar nuestras dos tablas «Ventas» y «Productos» presionamos «Todas».

Agregar la relación

🟠Para agregar la relación nos dirigimos a la pestaña «Analizar tabla dinámica», seleccionamos «Relaciones» y presionamos «Nuevo».

🟠Se mostrará una ventana, donde en cada campo tenemos que seleccionar las tablas y columnas que deseamos utilizar para la relación. Para el caso que estamos trabajando, las opciones a seleccionar serían las siguientes:

• Tabla: Ventas
• Columna (externa): Código
• Tabla relacionada: Productos
• Columna relacionada (principal): Código Producto

🟠Una vez seleccionadas las opciones y haber hecho clic en «Aceptar», ya exisitirá una relación, por lo tanto, podremos trabajar sin necesidad de hacer uso de alguna fórmula o función.

👉Por ejemplo, si queremos visualizar los vendedores, en el lado izquierdo de la hoja de cálculo «Campos de tabla dinámica» marcamos la casilla «Vendedor», de igual manera si necesitamos que se muestren los productos y unidades que vendieron cada uno de esos vendedores, seleccionamos «Descripción» y «Unidades» respectivamente. Todo esto dependerá de lo que requieras plasmar en ese momento.

🚀 Y tú ¿Ya cruzaste base de datos en Excel?
Déjanos tus aportes y comentarios. Te lo agradecemos mucho.