Configuración para Imprimir Correctamente en Excel

Aprenda a configurar Excel para imprimir tablas completas, ajustar contenido en una o varias páginas, repetir encabezados, escalar y centrar tablas, agregar encabezados/pies de página y guardar como PDF con la configuración de impresión aplicada.

1. Ajustar el Área de Impresión en Vista de Página

  • Modo de impresión: Haz clic en el ícono de vista de impresión en la esquina inferior derecha. Verás líneas punteadas azules, las cuales delimitan las áreas que se imprimirán en cada página.

  • Ajustar rectángulos de impresión: Arrastra estas líneas para asegurarte de que la tabla entera entre en una o varias páginas, según prefieras. Asegúrate de que el contenido no quede en áreas sombreadas (estas no se imprimen).


2. Configurar Impresión en una o Varias Páginas

  • Reducir a una sola página: Arrastra las líneas azules hacia abajo y hacia los costados para que toda la tabla quede en una sola página.

  • Distribuir en varias páginas: Si necesitas que la tabla ocupe más de una página, puedes arrastrar las líneas azules para ajustar el contenido en las páginas deseadas.

3. Repetir Encabezados en Todas las Páginas

  • Encabezados repetidos: Ve a Disposición de página > Imprimir títulos.

  • Configurar filas a repetir: En Repetir filas en el extremo superior, selecciona la fila de encabezado (generalmente la primera fila) que deseas que se repita en cada página.


4. Centrar el Contenido en la Página

  • Configurar márgenes: Ve a Diseño de página > Márgenes > Configuración de página.

  • Centrar horizontal o verticalmente: Marca las opciones de centrar Horizontal y Verticalmente para que la tabla esté alineada al centro de la página.


5. Ajustar Escala y Tamaño de Impresión

  • Ajustar escala: Ve a Diseño de página > Escala. Prueba aumentando o reduciendo la escala hasta que la tabla ocupe el área deseada.
  • Evitar dividir en varias páginas: Ajusta la escala de manera que el contenido no se corte en múltiples hojas o aparezca en blanco en áreas innecesarias.


6. Insertar Encabezados y Pies de Página (Números, Fecha, etc.)

  • Agregar encabezados y pies de página: Ve a Insertar > Encabezado y pie de página y elige entre las opciones de la barra de herramientas (página actual, fecha, nombre del archivo, nombre de hoja, etc.).

  • Primera página diferente: Si deseas que en la primera página no aparezcan encabezados o pies de página, selecciona Primera página diferente en las opciones de configuración de encabezado y pie de página.


7. Definir un Área de Impresión (Opcional)

  • Configurar área específica: Selecciona las celdas que deseas imprimir, luego ve a Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión. De esta forma, solo esa selección se imprimirá, evitando contenido no deseado.

8. Vista Preliminar para Verificación Final

  • Revisar configuración: Ve a Archivo > Imprimir para verificar en la vista preliminar que el contenido está centrado, escalado y con márgenes correctos. Aquí puedes hacer ajustes finales antes de imprimir o guardar en PDF.

9. Guardar como PDF

  • Guardar en PDF: Ve a Archivo > Guardar como > selecciona PDF en tipo de archivo. Esto generará un archivo PDF con la configuración de impresión aplicada, ideal para compartir o almacenar el documento.

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