Capítulo 147: Modificando Tabla Original y Tabla Query

Conoce cómo funciona la relación entre la tabla original y la tabla consulta en Power Query. Aprende qué sucede al agregar datos, modificar encabezados o eliminar columnas, y evita errores al actualizar tus consultas.

Cuando empiezas a trabajar con Power Query es importante entender que existen dos elementos diferentes: la tabla original, donde se encuentran los datos, y la tabla consulta, que es el resultado de las transformaciones realizadas en Power Query.

Comprender cómo se relacionan ambas tablas te ayudará a evitar errores y a mantener tus automatizaciones funcionando correctamente.

Crear una tabla consulta desde la tabla original

Para comenzar, selecciona cualquier celda de la tabla original y ve a Datos > Desde una tabla o rango.

Una vez abierto el Editor de Power Query, puedes realizar las transformaciones que necesites. En este ejemplo, la columna Código se divide en dos utilizando el guion como delimitador, obteniendo una columna para el identificador y otra para el año.

Después de realizar los cambios, selecciona Cerrar y cargar en… para crear una nueva tabla en Excel.

Ahora tendrás dos tablas:

La tabla original.
La tabla consulta generada por Power Query.

[Imagen 1: Tabla original y tabla consulta en la misma hoja]

¿Qué ocurre cuando agregas nuevos registros?

Si agregas nuevos datos en la tabla original, la tabla consulta no se actualizará automáticamente.

Para reflejar los cambios debes seleccionar la tabla consulta y hacer clic en Consulta > Actualizar.

Power Query volverá a ejecutar todos los pasos configurados anteriormente, aplicando las mismas transformaciones a los nuevos registros sin necesidad de repetir el proceso manualmente.

Esta es una de las principales ventajas de Power Query: automatizar tareas repetitivas.

[Imagen 2: Actualización de la tabla consulta después de agregar nuevos registros]

¿Qué pasa si modificas la tabla consulta?

La tabla consulta no almacena datos propios, sino que muestra una versión transformada de la tabla original.

Por ese motivo, si agregas registros, eliminas filas, cambias encabezados o modificas cualquier dato directamente en la tabla consulta, esos cambios desaparecerán al actualizar la consulta.

Cada actualización reconstruye la tabla utilizando nuevamente la información de la tabla original.

Cambios que sí pueden provocar errores

Existen modificaciones en la tabla original que pueden impedir que Power Query funcione correctamente.

Las más comunes son:

Cambiar el nombre de una columna.
Eliminar una columna utilizada por la consulta.

Cuando esto ocurre, Power Query ya no encuentra la columna que esperaba y muestra un error durante la actualización.

Esto sucede porque cada paso de la consulta hace referencia a los nombres originales de las columnas.

[Imagen 3: Error generado al cambiar el nombre de una columna]

¿Por qué ocurre este error?

Internamente, Power Query utiliza el lenguaje M para registrar cada transformación realizada.

Cada paso guarda información como el nombre de las columnas, el tipo de dato o las operaciones aplicadas.

Si una columna cambia de nombre o desaparece, las instrucciones ya no pueden ejecutarse correctamente y la consulta genera un error.

Por eso es recomendable dejar la estructura de la tabla original sin modificaciones una vez creada la consulta.

[Imagen 4: Editor de Power Query mostrando los pasos aplicados]

¿Dónde debes realizar las modificaciones?

La mejor práctica consiste en mantener intacta la tabla original.

Si necesitas:

Cambiar nombres de columnas.
Dividir información.
Eliminar columnas.
Cambiar tipos de datos.
Limpiar registros.

Haz todas esas transformaciones dentro de Power Query y no directamente sobre la tabla de origen.

Así evitarás errores y podrás seguir actualizando la consulta cada vez que lleguen nuevos datos.

[Imagen 5: Flujo entre la tabla original y la tabla consulta]

Recuerda que la tabla consulta depende completamente de la tabla original. Si agregas nuevos registros, solo tendrás que actualizar la consulta para que todos los cambios se apliquen automáticamente.

Evita modificar los encabezados o eliminar columnas de la tabla original una vez creada la consulta, ya que esto puede romper la automatización.

Siempre que necesites transformar, limpiar o reorganizar la información, realiza esas tareas dentro de Power Query. De esta manera conservarás una base de datos original intacta y un proceso de actualización mucho más seguro y eficiente.