Cómo crear ESQUEMAS en Excel 

En esta publicación aprenderemos a como esquematizar las hojas de cálculo tanto en filas como columnas, ya que así se vuelve más fácil de comprender y leer; en lugar de examinar información irrelevante, es posible colapsar un esquema para mostrar cada grupo de manera rápida.

Adecuar base de datos en Excel

Antes de agrupar datos en Excel por nombres o según determinado campo, debemos de tener una base de datos normalizada, la cual no debe contener celdas vacías, celdas combinadas, filas o columnas insertadas entre registros, pero en este caso al agrupar o desagrupar datos el campo donde se aplique esto debe estar ordenado.

Como se muestra en esta base de datos, cuenta con lo anteriormente descrito y con el campo de Meses con sus registros ordenados (Enero-Diciembre).

Como agrupar Columnas y Filas en Excel

Agrupar Columnas en Excel

Para acceder a la opción de Agrupar, debemos de seleccionar la pestaña de Datos, luego dar clic en Agrupar (1), previamente debemos de tener las columnas a Agrupar seleccionadas (2).

Ya agrupados los campos (Zona-Sección), ha aparecido una barra en la parte superior que indica que están agrupados (2), estos nos facilita en poder ocultar o mostrar estos campos de manera rápida.

Algo que también se puede realizar el poder crear subesquemas o subgrupos de agrupamiento en las columnas, como en el ejemplo que se ha creado un subgrupo (Código Vendedor-Código Sección) (1).

Agrupar Filas en Excel

De manera similar al de las columnas, poder agrupar filas en excel con datos iguales es sencillo, ya que seguiremos los mismos pasos, igualmente podremos generar Esquemas y Subesquemas de diferentes filas (1).

Desagrupar o borrar esquemas en Excel

Para poder borrar los esquemas creados, tendremos 2 opciones hacerlo de manera parcial solo 1 esquema a la vez o hacerlo de manera total de la hoja de calculo activa, para hacer esto debemos seleccionar la pestaña de Datos y dar clic en la opción de Desagrupar(Parcial) o Borrar esquema(Total) (1).

Crear esquemas de manera automática en Excel

Una forma de cómo hacer un esquema en Excel de manera automática, es con la opción de Subtotal (1). En la cual podremos seleccionar el campo a agruparse, para este ejemplo es el campo de Meses y el subtotal el campo de Ventas (2).

Como se ha mencionado al comienzo de la publicación, la base de datos debe estar adecuada de tal manera que no contenga celdas combinadas, celdas vacías o desorden, este ultimo es importante si sera el campo que se tomara como base para el agrupamiento en el Subtotal.

En este ejemplo se muestra como se han creado el agrupamiento por cada mes y se muestra el subtotal de cada mes (1), tener en cuenta siempre el orden del campo a aplicar el Subtotal.